5par
مثبت اندیشی
.:[ تبلیغات ]:.
.:[ آخرین ارسال های تالار گفتمان ]:.
هیچ ارسال جدیدی برای تالار گفتمان وجود ندارد .


مدیریت و تفویض اختیار

بدون موضوع / بدون موضوع تاریخ : 11 آبان 1390 09:50 بازدید : 0


مدیریت و تفویض اختیار در سازمان

 

10- موانع تفویض اختیار

استقرار تفویض اختیار نیز همچون دیگر راهبردهای و اصول مدیریت با تنگناها و محدودیتهایی مواجه می گردد. این موانع از ابعاد مختلف از جمله موانع مربوط به تفویض کننده (رئیس)، مرئوس، محیط و فرهنگ سازمانی قابل بررسی می باشد. برخی از موانع تفویض اختیار در سازمانهای دولتی ایران عبارت است از:
• برخی از مقامات تصور کنند که خود بهتر از دیگران می تواند تصمیم گیری کنند. چنین افرادی متمایل به مدیریت اختاپوسی (هشت پا) هستند که همانند اختاپوس دارای دستهای زیادی برای چنگ انداختن به تمام امور (خرد و کلان) سازمان هستند و عقیده دارند که اگر كاري بخواهد به درستی انجام گیرد بهتر است خودشان آن را انجام دهند. آنها معمولا وظایف بی اهیمت را به دیگران واگذار می کنند که از عهده افراد بی تجربه نیز بر می آید. کسانی که با این مدیران کار می کنند چون قبل از پذیرش مسئولیت وظیفه دشواری به آنها واگذار نشده که بتواند توانایی خود را ثابت کنند در زمینه ارتقای مقام دچار مشکل می شوند.
• نداشتن اعتماد نسبت به زیر دستان و از این که خود در مقابل مقامات مافوق مسئول رفتار زیر دستان قرار گیرد ، یا اینکه ترس از قدرت یافتن زیر دستان و در نتیجه در خطر افتادن موقعیت شان است البته این مورد ممکن است جهانی باشد ولی در کشورما نمود بیشتر دارد.
• حضور افراد غیر بوروکراتیک در راس سازمانها را نیز می توان یکی از موانع بر شمرد – دربوروكراسي اصل سلسله مراتب وجود دارد و بر حسب همین اصل اختیارات متناسب با وظایف تفویض اختیار صورت می گیرد.
• وجود ملاحظات سیاسی و سعی در مخفی نگاه داشتن برخی از مسائل و اطلاعات را می توان یکی دیگر از موانع تفویض اختیار برشمرد.
• نبود قوانین روشن در این زمینه و یا ناآگاهی در مورد وجود چنین قوانینی که کارکنان نمی دانند تا چه حد در حوزه کارشان قدرت مانور دارند را باید کلی دیگر از موانع برشمرد.
• برخوردهای صورت گرفته با برخی از مدیران خلاق ملی چند سال اخیر و جناح بندیهای موجود سیاسی کشور و جنجالهای به وجود آمده و محاکمه برخی مدیران به همین دلایل باعث شده که مدیران کمتر ریسک پذیر شوند و حالت بی تفاوتی به خود بگير ند و از تفویض اختیار پرهیز کرده یا از قبول مسئولیت امتناع کنند البته این نکته را باید مد نظر داشت هر مدیری موظف است قانون را در وهله اول رعایت کندو کار آمدی را نباید به منزله دور زدن قانون دانست.
• عدم وجود مدیریت مشارکتی که ادارات و سازمانهای کشور که به معنی مشارکت دادن وسهیم نمودن سایر اعضا در تصمیم گیری است. البته دراین مورد این نکته حائز اهمیت است دو عنصر اساسی در اجرای مشارکت ، زمان مناسب و راه درست است که اگر مشارکت در زمان مناسب و راه درست انجام نشود اثرات بدتری به بار می آورد.
• فقدان اعتماد به نفس در افراد نیز یکی از موانع می باشد. این فقدان اعتماد به نفس ممکن است از خانواده ، جامعه و حتی محیط مدرسه و دانشگاه ناشی شده باشد افراد از مسئولیت گریزانند و نمی خواهند با کوچکترین خطایی در معرض انتقاد قرار گیرند.
• انحصاری بودن اکثر خدمات و فعالیتهای در سازمانهای کشور که اکثراً دولتی است و عدم وجود رقیبی قدرتمند برای آنها سبب بی تفاوتی مدیریت عالی و عدم پاسخگویی می شود : که در صورت وجود رقیب، سازمانها جهت حفظ موقعیت و بقا، مشارکت همه جانبه کارکنان خود را خواستارند و در نتیجه برای رسیدن به موقعیت، تفویض اختیار به صورت گسترده به ناچار در تمام سطوح سازمان بعمل می آید.
• فقدان کنترل: اگر مدیر مطمئن باشد که نظام کنترل برای بررسی و تفحص نتایج تفویض اختیار کافی نیست از دادن اختیار به زیر دستان خودداری می کند.
• بی علاقه گی زیر دستان به قبول اختیار با توجه به موارد ذیل:
• ترس از باز خواست و سرزنش به دلیل اتخاذ تصمیمات اشتباه
• نداشتن انگیزش کافی برای قبول مسئولیت سنگین تر که مستلزم تقبل کار و فشار بیشتر است
• عدم اعتماد به توانایی خودشان که باعدم قبول اختیارناتوانی خود را پنهان مي کنند

11- راههاي بر طرف نمودن موانع تفويض اختيار

• نخستین مرحله باید تغییر نگرش مدیران در مورد این نکته باشد که مدیریت کارگروهی است ، نه فردی و اینکه مدیریت مشارکتی سبب نزدیک شدن اندیشه ها و دیدگاه های مدیران و کارکنان شده و عملکرد سازمان را بهبود می بخشد.
• تفویض اختیار باید کامل واضح و مفهوم باشد و ابهامات آن از طریق قوانین و مقررات یا جلسات توجیهی رفع گردد.
• ایجاد اعتماد به نفس در کارکنان طوری که قبول مسئولیت کرده و در جهت تعالی گام بردارند. این کار از طریق اهمیت دادن بیشتر توسط مدیران باید صورت گیرد قوانین و مقررات نیز باید در این زمینه روشن باشد تا کارکنان بدون ترس ازمواخده شدن درگیر مسئولیت شوند.
• ایجاد انگیزش کارکنان : مدیریت باید از نیازها و هدفهای زیردستان آگاه باشد. افزایش مسئولیت کارکنان به خودی خود ممکن است موجب انگیزش نشود لذا باید از مشوقهای کافی مانند ترفیع، شرایط کاری بهتر، پاداشهای مالی یا معنوی جهت ایجاد انگیزش استقاده کرد.
• تاکید بر ارباب رجوع محوری در نظام اداری که به تفویض اختیار بیشتری می انجامد. مثلاً اگر این تفکر بر مدیر حاکم باشد (مشتری مداری) جهت جلوگیری از ایجاد وقفه در کار ارباب رجوع به هنگام نبودی ولی مسئولیت خود را تفویض می کند.
• اغماض در مورد اشتباهات زیردستان
• استقرار سیستم کنترل کافی

12- عوامل تعيين كننده درجه تفويض اختيار

اگرچه تفویض اختیار درجات متعددی دارد لیکن حدود آن در سازمانهای مختلف متفاوت است. تفویض اختیار نیز مانند تشکیل سازمان یک وسیله است. یعنی ابزاری است در دست مدیریت برای رسیدن به هدف. عوامل تعیین کننده درجه تفویض اختیار عبارتند از:
• هزینه تصمیم گیری: هرچه هزینه تصمیم گیری در مورد یک مسئله زیادتر باشد نیازبه اتخاذ تصمیم در سطوح بالا ترمدیریت بیشتر خواهد بود.
• تمایل به یکسانی خط مشی ها: هر چه نیاز به یکسانی خط مشی ها بیشتر باشد اختیارات مربوطه متمرکزتر خواهد بود.
• وسعت و بزرگی سازمان: هر چه سازمان بزرگتر باشد مسایل آن بیشتر است وتصمیم گیری به سطوح مختلف واگذار می شود.
• محیط سازمان، انعطاف پذیری: هر چه محیطی که سازمان در آن فعالیت می کند و متشنج تر و رقابت شدیدتر باشد سازمان جهت انجام عکس العملهای بموقع باید انعطاف پذیری بيشتری داشته باشد که لازمه آن واگذاری تصمیم گیری به سطوح پائین تر سازمان مي باشد که مستقیماً درگیر محیط بیرونی هستند.
• فنون کنترل: عامل دیگر وجود تکنیک های کنترل است توسعه و بهبود روش های آماری ، کنترلهای حسابداری و سایر فنون کنترل گرایش به تفویض اختیار را افزایش می دهد.

13- نتيجه

همان طور که ذکر شد تفویض اختیار در سازمانها و ادارات به ویژه سازمانهای بزرگ امری اجتناب ناپذیر است. اما مدیرانی موفق ترند که در بکار گری اصول تفویض اختیار توجه لازم را به توانایی و استعدادهای زیر دستان داشته ، باشند و ضمن پرورش و مشارکت آنان در انجام هر چه بهتر وظایف حیطه مسئولیت سازمان را به سوی اهداف عالی سوق دهند تفویض اختیار ، به عنوان یکی از مهمترین نرم افزارهای مدیریتی، به سازمان و مدیریت حیات و پویایی می بخشد. تفویض اختیار باید بر ساختار و تشکیلات سازمانی، اهداف و ماموریت آن، متمرکز و غیر متمرکز بودن آن، میزان تخصصی و حرفه ای بودن آن و ... استوار باشد.
در تفویض اختیار مدیران باید هر گونه ابهام در واگذاری امور را مرتفع کرده و عمل انگیزش در زیر دستان را تقویت نماید و بالاخره اینکه تفویض اختیار مستلزم تدوین و اجرای سیستم کنترل و ارزشیابی است تا مدیر همواره از فرایند عملیات فعل تفویض شده آگاهی یافته و باز خوردهای لازم را به تفویض شونده ارائه نماید.

مديريت و تفويض اختيار ـ پريسا محي الديني

 

چكيده

 

امروزه در علوم سياسي و اداري مفاهيم تمركز و عدم تمركز در موارد گوناگون به صورت مبهم وپيچيده بكار مي رود. ريشه اين ابهام در نظريات و عقايد سياسي و اجتماعي حاكم بر جامعه است. به طوري كه در هر نوع نظام سياسي و اجتماعي حدودي از افراط يا تفريط در تمركز قدرت وتصميم گيري به چشم مي خورد تمركز و عدم تمركز به هر شكل و صورتي كه باشد مظهر ساختار قدرت در تصميم گيري است. نكته اي كه بايد مورد توجه قرار گيرد اين است كه مفهوم تمركز در عمل به صورتي مطلق تجلي و ظهور نمي يابد بلكه تصورآن امري است نسبي با درجات متفاوتي از تمركز. در تمركز سازماني روابط ميان ساختارهاي مختلف حكومتي مطرح نيست. بلكه تمركز سازماني امري است مربوط به نحوه مديريت مقام مسئول يك دستگاه توسط رئيس و يا احيانا معاونان او اتخاذ مي گردد. حال آن كه عدم تمركز سازماني وقتي است كه مديران رؤسا و هر عضو سازماني بتواند در حدود وظايف و مسئوليتهاي نسبت به امور محوله اتخاذ تصميم نمايد و از اختيارات كافي و متناسب با مسئوليت برخوردار باشد. بنابراين مبناي عدم تمركز سازماني تفويض اختيار يا واگذاري اختيارات بيشتر و متناسب با مسئوليتها به مديران و مسئولين سطوح مختلف سلسله مراتب سازماني از سوي مقام مسئول دستگاه است. بديهي است آثار و پيامدهاي ناشي از تمركز سازماني يا به عبارت ديگر عدم تفويض اختيارات كافي به مسئولان تابعه در محل در يك ساخت اداري متمركز ، مسائل و مشكلات اداري را تشديد خواهد نمود. از اين رو پاره اي از معايب و اثار نامطلوب ناشي از نظام متمركز اداري را مي توان درعمل با اعطاي اختيارات تام يا فوق العاده به مقامات و ماموران تابعه محلي يا به عبارت ديگر به اجراي سياست عدم تمركز سازماني مرتفع نمود.

 

كليدواژه : اختيار ؛ تفويض اختيار ؛ سازماندهي ؛ Delegation of Authority

 

1- مقدمه

 

يکي از تعاريف مورد قبول اکثر صاحب نظران و نويسندگان علوم اداري درباره مديريت عبارت است از مديريت يعني کارکردن با افراد و به وسيله افراد و گروهها براي تحقق هدفهاي سازماني. از اين تعريف جنبه هاي مختلفي قابل برداشت است. يکي از آن جنبه هاي تفويض اختيار (Delegation of Authority) است. تفويض اختيار به عنوان يکي از مهمترين راهکارهاي مشارکت سازماني، درياري دادن، درگير شدن و ا حساس مسئوليت کاري در کارکنان يک سازمان، بسيار اثر بخش بوده و چنانچه با آگاهي انجام گيرد براي سازمان و شخص مدير حکم ارزش افزوده را دارد. بررسي ها نشان داده است که بيش از هفتاد درصد فعاليتهايي را که مديران انجام مي دهند مي توانند به زير دستان خود تفويض نمايند يا به عبارت ديگر زير دستان قادر به انجام دادن آنها هستند. در اين باره برخي اعتقاد دارند که مديران نبايد تمام کارهايي را که قادر به انجام دادن آن هستند، خود انجام دهند بلکه بايد آنرا به ديگران ياد داده و تفويض نمايند و خود در جستجوي دانستن و ايجاد سوال باشند.

 

2- مفهوم اختيار

 

اختيار از جمله مفاهيمي است که در علوم مختلف معنا و ابعاد مختلفي پيدا مي کند. اين اختلاف بيشتر به جنبه تعريف خاص آنان از اختيار بر مي گردد. در علوم اداري اختيار معادل Authority آمده است که به معني حق تصميم گيري است و بستر اين مهم در هر سازماني ساختار سازماني است. در سازمان و مديريت اين موضوع يکي از مهمترين و در عين حال پيچيده ترين موضوعاتي است که ديدگاههاي مختلفي درباره آن بيان شده است.

 

چستر بارنارد نويسنده معروف آمريکاي مي گويد: اختيار به پذيرش يا ارضاي افراد بستگي دارد. زماني كه مدير مي خواهد دستوري بدهد بايد شرايطي بر آن حاکم باشد که مورد پذيرش زيردستان قرار گيرد. بارناد با ارائه نگرش تازه اي اختيار را ناشي از پذيرش زيردستان مي داند. او استدلال مي کند قوانين و مقررات مشروع اطاعت مي شوند ولي نه همه، و نه در همه شرايط.

 

نکته مهم اين است که زيردست است که تصميم مي گيرد اطاعت کند يا نه. به عبارت ديگر مشروعيت دستور خاص به وسيله دستور گيرنده تعيين مي شود نه دستور دهنده. بنابراين اختيار يا قدرت اعمال نفوذ مافوق به پذيرش و قبول زيردست بستگي دارد. اگر فردي به علت مقام رسمي که دارد حق دستور داشته باشد ولي دستور او مورد پذيرش زيردست قرار نگيرد در اين صورت او فاقد قدرت و اختيار است.

 

اعمال اختيار در سازمانهاي رسمي به ويژه مدارس و موسسات آموزشي مستلزم استفاده از جبر نيست. مفهوم اختيار را بايد از يک سو از قدرت (power) و از سوي ديگر از ترغيب (persuasion) و نفوذ شخصي (personal influence) متمايز کرد. قدرت يعني توانايي وادار کردن ديگران به انجام کار. قدرت مفهومي بسيار کلي و جامع است که هم کنترل و هم تسلط از راه اعمال زور يا تهديد به اعمال آن را شامل مي شود و هم كنترل از سوي فردي را كه مي تواند شرايط را به طريقي دستكاري و تصرف کند که ديگران مجبور شوند که بر خلاف ميل خود مطابق منافع او عمل نمايند. مفهوم اختيار محدودتراست. «وبر» آن را چنين تعريف مي کند: «اين که دستورات خاص (يا همه دستورات) ناشي از منبع معلوم به وسيله گروه معيني از اشخاص اطاعت

 

خواهد شد.» گروه از روي ميل دستورات را اطاعت مي کند زيرا به منبع دستورات حق مي دهند که آنها را کنترل کند. منبع اختيار ممکن است يک شخص يا نهادي غير شخصي نظير مجموعه اي از قوانين باشد.

 

در اختيار، شخص زير دست به هنگام انجام کار از قدرت تميز و داوري خويش صرف نظر مي کند و وصول دستور يا فرمان را اساس پايه گزيتش طرز کار خود قرار مي دهد. بنابراين دو ملاک تشخصيي اختيار عبارتند از:

 

اطاعت و اجابت ارادي دستورات مشروع

 

کنار گذاشتن قضاوت شخصي قبل از صدور دستورات

 

به عقيده سايمون (1957) اختيار يعني قدرت تصميم گيري براي هدايت فعاليتهاي و اعمال ديگران. اختيار با مقام و منصب سازماني مرتبط است. هر مقام سازماني داراي حقوق ويژه و لاينفکي است که شخص به هنگام احراز مقام بدان دست مي يابد و با کنار گيري از مقام آنها را از دست مي دهد. بنابراين اختيار در سازمان و مديريت از يک جايگاه رسمي و قانوني برخوردار است که از قانون اساسي، قوانين مجلس، اساسنامه ها، و ... نشأت مي گيرد. رئيس سازمان دستور مي دهد چون قانون به او اختيار و حق داده است. نکته مهم اين است که اختيار مرتبط با انجام کار است که اگر خشک و بي روح بکار برده شود از قابليت پذيرش آن کاسته مي شود که به تبع منجر به کاهش اثر بخشي و کارايي مي گردد. هنر مديريت در آن است که با درايت خود به اقتضاي محيط ضمن رعايت کليه جوانب قانوني چنان آن را اعمال و بکارگيرد تا زيردست مشتاقانه به اطاعت و اجابت آن اقدام نمايد.

 

3- تعريف تفويض اختيار

 

تفويض اختيار فرايندي است که توسط آن مدير يا سرپرست، بخشي از اختيار مشروع خود را بدون انتقال مسئوليت نهايي خوي به زير دست واگذار مي کند. نکته مهم در تفويض اختيار اين است که مديران را قادر مي سازد تا وظايف اصلي خودشان را که عبارتند از پرداختن به آينده سازمان و پرورش مديران آينده انجام دهند و خودشان را گرفتار نظارت روزمره نکنند. تفويض اختيار به مدير کمک مي کند تا تمام هم خود را صرف اموري کند که واقعاً اهميت دارد. در هر سازماني استعداد هاي زيادي وجود دارد که در انتظار فرصت بروز هستند. هر چه تفويض اختيار و عدم تمرکز بيشتر باشد امکان بروز به کار گرفتن اين استعداد بيشتر مي شود. در خصوص انديشه تفويض اختيار « دراکر » معتقد است که يک مدير کار آمد بايد امور را به گونه اي سازمان دهد که خودش فقط به موضوعات عمده بپردازد و بتواند نتايج درخشاني بوجود آورد و يک مدير خوب بايد نخست کارهايي را انجام دهد که در درجه اول اهميت قرار دارد و بهتر است کارهاي با اهميت کمتر و اولويت پائين تر را به ديگران واگذار کند. تفويض اختيار با توسعه سازمان اهميت بيشتري پيدا مي کند تا حدي که ادامه حيات دستگاه بدون تفويض اختيار ميسر نسبت.

 

4- اركان تفويض اختيار

 

مقصود از تفويض اختيار به کارکنان اين است که چهار عامل در اختيار اين افراد قرار داده شود تا بتواند کار يا وظيفه خود را بهتر انجام دهند.

 

اطلاعات: درباره عملکرد شرکت به کارکنان اطلاعات لازم داده مي شود. براي مثال در شرکت سيم کو (برزيل) بزرگترين شرکت توليد کننده وسايل و لوازم توليد غذاهاي دريايي کارکنان از اطلاعات کاملي برخوردارند. اين کارکنان دفاتري در اختيار دارند که در آنها اطلاعات کامل درباره عملکرد شرکت، حقوق مقامات اجرايي در آن گنجانده شده است. همچنين شرکت ترازنامه و صورت جريانات نقد را به همه کارکنان حتي (پيشخدمت و آبدارچي) مي دهند.

 

دانش و مهارت لازم: کارکنان بايستي داراي دانش و مهارت لازم جهت تامين هدفهاي شرکت باشند. شرکتها با اجراي برنامه هايي دانش مهارت لازم به کارکنان را مي آموزند تا آنها براي تامين هدفهاي شرکت نقشي فعال برعهده گيرند. براي مثال شرکت زيراکس يک برنامه آموزشي به نام « خط ديدگاه » به کارکنان مي دهد و آنها را از نقاط ضعف و قوت کارهاي انجام شده آگاه مي سازد و افراد بدين وسيله مي توانند جايگاه خود را در هر طرحي تعيين نمايند.

 

قدرت: براي گرفتن تصميمات مهم کارکنان بايستي از قدرت کافي برخوردار باشند. براي مثال در شرکت بيمه پرودنشيال تيمهايي از کارکنان اداري، فني و متخصص تشکيل شده اند تا به درخواست بيمه شدگان براي خسارت مورد ادعا تا 95% ميزان درخواست ، تصميمات لازم را بگيرند.

 

پاداش: پاداش کارکنان بر اساس عملکرد شرکت پرداخت شود. شرکت از دو راه مي توانند از نظر مالي به کارکنان پاداش پرداخت کند براساس عملکرد شرکت کارکنان را در سود سهيم کند و يا سهام جايزه به آنان بدهد.

 

5- اصول تفويض اختيار

 

تفويض اختيار از مافوق به زير دست به منظور تحقق اهداف سازمان مبتني بر اصول و موازيني است بشرح زير:

 

تفويض اختيار نسبت به قسمتي از اختيارات ممکن است نه نسبت به تمام آن؛ صلاحيت اساسي و اصلي اخذ تصميمات مختص مدير دستگاه است.

 

انتقال اختيارات، مسئوليت تفويض کننده را سلب نمي کند.

 

تناسب بين اختيار و مسئوليت بايد حفظ شود زيرا نمي توان کسي را مسئول نتايج عملي دانست که اختيارات کافي براي انجام آن نداشته باشد.

 

تفويض اختيارات قابل فسخ است و تفويض کننده مي تواند اختيارات تفويضي را بعضأ ياکلاً پس بگيرد.‍

 

تفويض اختيار بايد توام با تمرکز نظارت باشد. يکي از اصول کلي هميشه بايد در تفويض اختيار رعايت شود حفظ نظارت مرکزي است. مسئوليتي که مدير دستگاه در قبال تحقق هدفهاي عالي سازمان دارد ايجاب مي کنند که نظارت مرکزي را براي خود محفوظ نگاه دارد تا از وقوع انحراف جلوگيري شود.

 

اساسي ترين پيش شرطهاي تقويض اختيار موثر عبارتند از:

 

مدير مايل باشد به زير دست آزادي عمل واقعي بدهد و بدين وسيله کارها و وظايف خودرا به وي واگذار کند.

 

ارتباطات آزاد بين مدير و زير دست برقرار باشد.

 

مدير بتواند عواملي چون فرهنگ سازماني را بررسي و درست تجزيه و تحليل نمايد و نيز شرايط انجام کارها و توانائيهاي زيردستان را به شيوه اي مناسب تجزيه و تحليل كند.

 

مشخص کنيد که چه کارهايي را مي توانيد به ديگران واگذار کنيد.

 

بايد تصميم گرفت که چه کارهايي را بايد به چه کساني محول نمود.

 

بايد سيستم بازخورد نتايج به وجود آورد.

 

شرايط و فرايند تفويض اختيار

 

به نظر چستر بارنارد براي اينکه دستوري مشروعيت پيدا کند و از طرف زيردستان مورد پذيرش قرار گيرد لازم است چهار شرط زير را به طور همزمان داشته باشد:

 

دستور قابل فهم باشد و زير دست آن را درک کنند.

 

در تصميم گيري براي اجراي دستور زيردستان بايد اعتقاد پيدا کنند که دستور مغاير با هدفهاي سازمان نيست.

 

زيردستان بايد معتقد شوند که دستور با منافع شخصي آنها همخواني دارد و در تضاد نيست.

 

زيردستان بايد از لحاظ فکري و جسمي قادر باشند دستور را اجرا کنند.

 

به اعتقاد بارنارد دستوراتي که مديران صادر مي کنند بايد با شرايط فوق همخواني داشته باشد تا زيردستان نيز به دليل تمايل به همکاري، دستورات را اطاعت کنند، عدم شرايط فوق و عدم اطاعت زيردستان از دستورات معمولاً مشکلاتي به بار مي آوردکه موجب تضعيف شالوده کار گروهي و سازماني مي شود و منافع کارکنان را نيز در معرض خطرقرار مي دهد.

 

7- گام هاي تفويض اختيار

 

تفويض اختيار چهار مرحله دارد كه عبارتنداز:

 

تعيين نتايج مورد انتظار: اولين قدم در تفويض اختيار اين است که مشخص شود از انجام وظيفه چه انتظاري مي رود يعني بايد معلوم شود که از انجام فعاليت مورد نظر چه نتايجي بايد به دست آيد.

 

واگذاري وظايف به زير دستان: دومين قدم در تفويض اختيار اين است که وظايف به زير دستان واگذار شود و در اين مرحله است که بايستي ظرفيت و توانايي هر يک از کارکنان را براي انجام وظايف مورد توجه قرار داد. يعني استفاده مناسب و مطلوب از نيروي انساني را بايد منظور داشت. در هر صورت، توزيع و تخصيص وظايف بين کارکنان بايد متناسب و متوازن باشد.

 

تفويض اختيار لازم: حدود اختيارات بايد مشخص و روشن باشد و هيچ گونه ابهامي را در تصميم گيري به وجود نياورد. اختيار بايد به وظيفه مرتبط باشد و چنانچه وظيفه تغيير يابد حدود اختيار نيز بايد متناسب با آن تعديل شود.

 

تثبيت مسئوليت: فردي که وظيفه اي به عهده او واگذار شده است اخلاقاً مسئوليت دارد وظيفه اي را که تقبل کرده است به بهترين نحو ممکن انجام دهد.

 

8- مزايا و محاسن تفويض اختيار

 

با توجه به موارد اشاره شده روشن مي گردد که تفويض اختيار يك ضرورت و نياز اساسي بوده و مزاياي قابل توجه زير را دارا مي باشد.

 

افزايش بازدهي

 

ازدياد علاقه نسبت به انجام کار

 

تقويت همکاري دسته جمعي

 

تکامل انفرادي

 

جلوگيري از اتلاف وقت مديران

 

کريس آرجريس معتقد است که توسعه مسئوليت فردي، هم براي کارکنان و هم براي سازمان مثمر ثمر است. فرصت دادن به افراد براي اين که ضمن کار، رشد و بلوغ حاصل کنند به آنان کمک مي کند تا براي تحقق هدفهاي سازمان قابليتها و توانائيهاي بيشتري را صرف کنند. اگر چه همه کارکنان نمي خواهند مسئوليت بيشتري به آنها تفويض شود يا با مشکلات فزاينده اي که مسئوليت ضرورتاً به بار مي آورد سروکار داشته باشند اما با وجود اين، آرجريس مدعي است که شمار کارکناني که انگيزش آنها را مي توان با افزودن يا بالا بردن سطح مسئوليتهايشان متناسب با اختيار بهبود بخشد بسيار بيشتر از آن است که اغلب مديران تصور مي کنند.

 

9- محدوديتهاي تفويض اختيار که مدير بايد به آنها توجه نمايد

 

طبق اصول مديريت بعضي از کارها قابل تفويض نيست. هر کاري حدودي دارد که نبايد از آن تجاوز کرد. در تفويض اختيار، محدوديتهايي را بايد مدنظر داشت و نبايد جز در شرايط استثنايي و فوق العاده آنرا به زيردستان تفويض کرد. از جمله مواردي که مي توان به آن اشاره نمود عبارتند از:

 

0امورپرسنلي (کسي که در غيابتان به عنوان جانشنين شما منصوب شده نبايد اختيار عزل و نصب همکاران را داشته باشد).

 

0 تنبيه و اخراج کارمندان قابل تفويض نيست.

 

0 برنامه ريزي استراتژيک

 

0 تعيين خط مشي هاي سازماني

 

0 نبايد کار را به بيش از يک نفر سپرد. بعضي از مديران به خيال خودشان محکم کاري مي کنند اما چنين کاري مخل مديريت است.

 

10- موانع تفويض اختيار

 

استقرار تفويض اختيار نيز همچون ديگر راهبردهاي و اصول مديريت با تنگناها و محدوديتهايي مواجه مي گردد. اين موانع از ابعاد مختلف از جمله موانع مربوط به تفويض کننده (رئيس)، مرئوس، محيط و فرهنگ سازماني قابل بررسي مي باشد. برخي از موانع تفويض اختيار در سازمانهاي دولتي ايران عبارت است از:

 

برخي از مقامات تصور کنند که خود بهتر از ديگران مي تواند تصميم گيري کنند. چنين افرادي متمايل به مديريت اختاپوسي (هشت پا) هستند که همانند اختاپوس داراي دستهاي زيادي براي چنگ انداختن به تمام امور (خرد و کلان) سازمان هستند و عقيده دارند که اگر كاري بخواهد به درستي انجام گيرد بهتر است خودشان آن را انجام دهند. آنها معمولا وظايف بي اهيمت را به ديگران واگذار مي کنند که از عهده افراد بي تجربه نيز بر مي آيد. کساني که با اين مديران کار مي کنند چون قبل از پذيرش مسئوليت وظيفه دشواري به آنها واگذار نشده که بتواند توانايي خود را ثابت کنند در زمينه ارتقاي مقام دچار مشکل مي شوند.

 

نداشتن اعتماد نسبت به زير دستان و از اين که خود در مقابل مقامات مافوق مسئول رفتار زير دستان قرار گيرد ، يا اينکه ترس از قدرت يافتن زير دستان و در نتيجه در خطر افتادن موقعيت شان است البته اين مورد ممکن است جهاني باشد ولي در کشورما نمود بيشتر دارد.

 

حضور افراد غير بوروکراتيک در راس سازمانها را نيز مي توان يکي از موانع بر شمرد – دربوروكراسي اصل سلسله مراتب وجود دارد و بر حسب همين اصل اختيارات متناسب با وظايف تفويض اختيار صورت مي گيرد.

 

وجود ملاحظات سياسي و سعي در مخفي نگاه داشتن برخي از مسائل و اطلاعات را مي توان يکي ديگر از موانع تفويض اختيار برشمرد.

 

نبود قوانين روشن در اين زمينه و يا ناآگاهي در مورد وجود چنين قوانيني که کارکنان نمي دانند تا چه حد در حوزه کارشان قدرت مانور دارند را بايد کلي ديگر از موانع برشمرد.

 

برخوردهاي صورت گرفته با برخي از مديران خلاق ملي چند سال اخير و جناح بنديهاي موجود سياسي کشور و جنجالهاي به وجود آمده و محاکمه برخي مديران به همين دلايل باعث شده که مديران کمتر ريسک پذير شوند و حالت بي تفاوتي به خود بگير ند و از تفويض اختيار پرهيز کرده يا از قبول مسئوليت امتناع کنند البته اين نکته را بايد مد نظر داشت هر مديري موظف است قانون را در وهله اول رعايت کندو کار آمدي را نبايد به منزله دور زدن قانون دانست.

 

عدم وجود مديريت مشارکتي که ادارات و سازمانهاي کشور که به معني مشارکت دادن وسهيم نمودن ساير اعضا در تصميم گيري است. البته دراين مورد اين نکته حائز اهميت است دو عنصر اساسي در اجراي مشارکت ، زمان مناسب و راه درست است که اگر مشارکت در زمان مناسب و راه درست انجام نشود اثرات بدتري به بار مي آورد.

 

فقدان اعتماد به نفس در افراد نيز يکي از موانع مي باشد. اين فقدان اعتماد به نفس ممکن است از خانواده ، جامعه و حتي محيط مدرسه و دانشگاه ناشي شده باشد افراد از مسئوليت گريزانند و نمي خواهند با کوچکترين خطايي در معرض انتقاد قرار گيرند.

 

انحصاري بودن اکثر خدمات و فعاليتهاي در سازمانهاي کشور که اکثراً دولتي است و عدم وجود رقيبي قدرتمند براي آنها سبب بي تفاوتي مديريت عالي و عدم پاسخگويي مي شود : که در صورت وجود رقيب، سازمانها جهت حفظ موقعيت و بقا، مشارکت همه جانبه کارکنان خود را خواستارند و در نتيجه براي رسيدن به موقعيت، تفويض اختيار به صورت گسترده به ناچار در تمام سطوح سازمان بعمل مي آيد.

 

فقدان کنترل: اگر مدير مطمئن باشد که نظام کنترل براي بررسي و تفحص نتايج تفويض اختيار کافي نيست از دادن اختيار به زير دستان خودداري مي کند.

 

بي علاقه گي زير دستان به قبول اختيار با توجه به موارد ذيل:

 

ترس از باز خواست و سرزنش به دليل اتخاذ تصميمات اشتباه

 

نداشتن انگيزش کافي براي قبول مسئوليت سنگين تر که مستلزم تقبل کار و فشار بيشتر است

 

عدم اعتماد به توانايي خودشان که باعدم قبول اختيارناتواني خود را پنهان مي کنند

 

11- راههاي بر طرف نمودن موانع تفويض اختيار

 

0 نخستين مرحله بايد تغيير نگرش مديران در مورد اين نکته باشد که مديريت کارگروهي است ، نه فردي و اينکه مديريت مشارکتي سبب نزديک شدن انديشه ها و ديدگاه هاي مديران و کارکنان شده و عملکرد سازمان را بهبود مي بخشد.

 

0 تفويض اختيار بايد کامل واضح و مفهوم باشد و ابهامات آن از طريق قوانين و مقررات يا جلسات توجيهي رفع گردد.

 

0 ايجاد اعتماد به نفس در کارکنان طوري که قبول مسئوليت کرده و در جهت تعالي گام بردارند. اين کار از طريق اهميت دادن بيشتر توسط مديران بايد صورت گيرد قوانين و مقررات نيز بايد در اين زمينه روشن باشد تا کارکنان بدون ترس ازمواخده شدن درگير مسئوليت شوند.

 

0 ايجاد انگيزش کارکنان : مديريت بايد از نيازها و هدفهاي زيردستان آگاه باشد. افزايش مسئوليت کارکنان به خودي خود ممکن است موجب انگيزش نشود لذا بايد از مشوقهاي کافي مانند ترفيع، شرايط کاري بهتر، پاداشهاي مالي يا معنوي جهت ايجاد انگيزش استقاده کرد.

 

0 تاکيد بر ارباب رجوع محوري در نظام اداري که به تفويض اختيار بيشتري مي انجامد. مثلاً اگر اين تفکر بر مدير حاکم باشد (مشتري مداري) جهت جلوگيري از ايجاد وقفه در کار ارباب رجوع به هنگام نبودي ولي مسئوليت خود را تفويض مي کند.

 

0 اغماض در مورد اشتباهات زيردستان

 

0 استقرار سيستم کنترل کافي

 

0 عوامل تعيين كننده درجه تفويض اختيار

 

اگرچه تفويض اختيار درجات متعددي دارد ليکن حدود آن در سازمانهاي مختلف متفاوت است. تفويض اختيار نيز مانند تشکيل سازمان يک وسيله است. يعني ابزاري است در دست مديريت براي رسيدن به هدف. عوامل تعيين کننده درجه تفويض اختيار عبارتند از:

 

هزينه تصميم گيري: هرچه هزينه تصميم گيري در مورد يک مسئله زيادتر باشد نيازبه اتخاذ تصميم در سطوح بالا ترمديريت بيشتر خواهد بود.

 

تمايل به يکساني خط مشي ها: هر چه نياز به يکساني خط مشي ها بيشتر باشد اختيارات مربوطه متمرکزتر خواهد بود.

 

وسعت و بزرگي سازمان: هر چه سازمان بزرگتر باشد مسايل آن بيشتر است وتصميم گيري به سطوح مختلف واگذار مي شود.

 

محيط سازمان، انعطاف پذيري: هر چه محيطي که سازمان در آن فعاليت مي کند و متشنج تر و رقابت شديدتر باشد سازمان جهت انجام عکس العملهاي بموقع بايد انعطاف پذيري بيشتري داشته باشد که لازمه آن واگذاري تصميم گيري به سطوح پائين تر سازمان مي باشد که مستقيماً درگير محيط بيروني هستند.

 

فنون کنترل: عامل ديگر وجود تکنيک هاي کنترل است توسعه و بهبود روش هاي آماري ، کنترلهاي حسابداري و ساير فنون کنترل گرايش به تفويض اختيار را افزايش مي دهد.

 

13- نتيجه

 

همان طور که ذکر شد تفويض اختيار در سازمانها و ادارات به ويژه سازمانهاي بزرگ امري اجتناب ناپذير است. اما مديراني موفق ترند که در بکار گري اصول تفويض اختيار توجه لازم را به توانايي و استعدادهاي زير دستان داشته ، باشند و ضمن پرورش و مشارکت آنان در انجام هر چه بهتر وظايف حيطه مسئوليت سازمان را به سوي اهداف عالي سوق دهند تفويض اختيار ، به عنوان يکي از مهمترين نرم افزارهاي مديريتي، به سازمان و مديريت حيات و پويايي مي بخشد. تفويض اختيار بايد بر ساختار و تشکيلات سازماني، اهداف و ماموريت آن، متمرکز و غير متمرکز بودن آن، ميزان تخصصي و حرفه اي بودن آن و ... استوار باشد.


مديريت و تفويض اختيار (2)

نويسنده : پريسا محي الديني




5- اصول تفويض اختيار

تفویض اختیار از مافوق به زیر دست به منظور تحقق اهداف سازمان مبتنی بر اصول و موازینی است بشرح زیر:
• تفویض اختیار نسبت به قسمتی از اختیارات ممکن است نه نسبت به تمام آن؛ صلاحیت اساسی و اصلی اخذ تصمیمات مختص مدیر دستگاه است.
• انتقال اختیارات، مسئولیت تفویض کننده را سلب نمی کند.
• تناسب بین اختیار و مسئولیت باید حفظ شود زیرا نمی توان کسی را مسئول نتایج عملی دانست که اختیارات کافی برای انجام آن نداشته باشد.
• تفویض اختیارات قابل فسخ است و تفویض کننده می تواند اختیارات تفویضی را بعضأ ياکلاً پس بگیرد.‍
• تفویض اختیار باید توام با تمرکز نظارت باشد. یکی از اصول کلی همیشه باید در تفویض اختیار رعایت شود حفظ نظارت مرکزی است. مسئولیتی که مدیر دستگاه در قبال تحقق هدفهای عالی سازمان دارد ایجاب می کنند که نظارت مرکزی را برای خود محفوظ نگاه دارد تا از وقوع انحراف جلوگیری شود.
اساسی ترین پیش شرطهای تقویض اختیار موثر عبارتند از:
• مدیر مایل باشد به زیر دست آزادی عمل واقعی بدهد و بدین وسیله کارها و وظایف خودرا به وی واگذار کند.
• ارتباطات آزاد بین مدیر و زیر دست برقرار باشد.
• مدیر بتواند عواملی چون فرهنگ سازمانی را بررسی و درست تجزیه و تحلیل نماید و نیز شرایط انجام کارها و توانائیهای زیردستان را به شیوه ای مناسب تجزیه و تحلیل كند.
• مشخص کنید که چه کارهایی را می توانید به دیگران واگذار کنید.
• باید تصمیم گرفت که چه کارهایی را باید به چه کسانی محول نمود.
• باید سیستم بازخورد نتایج به وجود آورد.

6- شرايط و فرايند تفويض اختيار

به نظر چستر بارنارد برای اینکه دستوری مشروعیت پیدا کند و از طرف زیردستان مورد پذیرش قرار گیرد لازم است چهار شرط زیر را به طور همزمان داشته باشد:
1. دستور قابل فهم باشد و زیر دست آن را درک کنند.
2. در تصمیم گیری برای اجرای دستور زیردستان باید اعتقاد پیدا کنند که دستور مغایر با هدفهای سازمان نیست.
3. زیردستان باید معتقد شوند که دستور با منافع شخصی آنها همخوانی دارد و در تضاد نیست.
4. زیردستان باید از لحاظ فکری و جسمی قادر باشند دستور را اجرا کنند.
به اعتقاد بارنارد دستوراتی که مدیران صادر می کنند باید با شرایط فوق همخوانی داشته باشد تا زیردستان نیز به دلیل تمایل به همکاری، دستورات را اطاعت کنند، عدم شرایط فوق و عدم اطاعت زیردستان از دستورات معمولاً مشکلاتی به بار می آوردکه موجب تضعیف شالوده کار گروهی و سازمانی می شود و منافع کارکنان را نیز در معرض خطرقرار می دهد.

7- گام های تفویض اختیار

تفويض اختيار چهار مرحله دارد كه عبارتنداز:
1. تعیین نتایج مورد انتظار: اولین قدم در تفویض اختیار این است که مشخص شود از انجام وظیفه چه انتظاری می رود یعنی باید معلوم شود که از انجام فعالیت مورد نظر چه نتایجی باید به دست آید.
2. واگذاری وظایف به زیر دستان: دومین قدم در تفویض اختیا

نویسنده : 5par نظرات ( 12 ) | لینک ثابت
manicure جمعه 18 فروردین 1396 | 12:57
manicure
Good info. Lucky me I ran across your blog by accident (stumbleupon). I've bookmarked it for later!
BHW جمعه 18 فروردین 1396 | 19:10
BHW
What's up to all, how is everything, I think every one is getting more from this site, and your views are fastidious in support of new viewers.
manicure شنبه 19 فروردین 1396 | 15:03
manicure
I have to thank you for the efforts you've put in penning this site. I am hoping to check out the same high-grade content by you later on as well. In fact, your creative writing abilities has motivated me to get my own, personal blog now ;)
manicure پنجشنبه 14 اردیبهشت 1396 | 13:25
manicure
Hey there! Would you mind if I share your blog with my myspace group? There's a lot of folks that I think would really enjoy your content. Please let me know. Thanks
manicure جمعه 15 اردیبهشت 1396 | 04:14
manicure
I know this if off topic but I'm looking into starting my own weblog and was curious what all is needed to get setup? I'm assuming having a blog like yours would cost a pretty penny? I'm not very internet smart so I'm not 100% certain. Any recommendations or advice would be greatly appreciated. Cheers
Dorothyvet چهارشنبه 28 تیر 1396 | 01:12
Dorothyvet
Revolutional update of SEO/SMM package "XRumer 16.0 + XEvil 3.0": captcha solving of Google, Facebook, Bing, Hotmail, SolveMedia, Yandex, and more than 8400 another categories of captcha, with highest precision (80..100%) and highest speed (100 img per second). You can connect XEvil 3.0 to all most popular SEO/SMM software: XRumer, GSA SER, ZennoPoster, Srapebox, Senuke, and more than 100 of other programms. Interested? You can find a lot of demo videos about XEvil in YouTube. Good luck! XRumer20170718
Arlenewaige شنبه 31 تیر 1396 | 01:54
Arlenewaige
Absolutely NEW update of SEO/SMM package "XRumer 16.0 + XEvil 3.0": captchas solution of Google, Facebook, Bing, Hotmail, SolveMedia, Yandex, and more than 8400 another categories of captchas, with highest precision (80..100%) and highest speed (100 img per second). You can connect XEvil 3.0 to all most popular SEO/SMM programms: XRumer, GSA SER, ZennoPoster, Srapebox, Senuke, and more than 100 of other software. Interested? There are a lot of impessive videos about XEvil in YouTube. Good luck! XRumer20170721
Arlenewaige شنبه 31 تیر 1396 | 11:19
Arlenewaige
Revolutional update of SEO/SMM software "XRumer 16.0 + XEvil": captcha breaking of Google, Facebook, Bing, Hotmail, SolveMedia, Yandex, and more than 8400 another categories of captcha, with highest precision (80..100%) and highest speed (100 img per second). You can connect XEvil 3.0 to all most popular SEO/SMM software: XRumer, GSA SER, ZennoPoster, Srapebox, Senuke, and more than 100 of other programms. Interested? There are a lot of introducing videos about XEvil in YouTube. See you later ;) XRumer20170721
Arlenewaige شنبه 31 تیر 1396 | 16:47
Arlenewaige
Absolutely NEW update of SEO/SMM package "XRumer 16.0 + XEvil": captchas solving of Google, Facebook, Bing, Hotmail, SolveMedia, Yandex, and more than 8400 another categories of captcha, with highest precision (80..100%) and highest speed (100 img per second). You can connect XEvil 3.0 to all most popular SEO/SMM software: XRumer, GSA SER, ZennoPoster, Srapebox, Senuke, and more than 100 of other software. Interested? There are a lot of introducing videos about XEvil in YouTube. Good luck ;) XRumer20170721
Arlenewaige شنبه 31 تیر 1396 | 22:01
Arlenewaige
Absolutely NEW update of SEO/SMM software "XRumer 16.0 + XEvil 3.0": captchas recognition of Google, Facebook, Bing, Hotmail, SolveMedia, Yandex, and more than 8400 another categories of captchas, with highest precision (80..100%) and highest speed (100 img per second). You can connect XEvil 3.0 to all most popular SEO/SMM software: XRumer, GSA SER, ZennoPoster, Srapebox, Senuke, and more than 100 of other programms. Interested? There are a lot of introducing videos about XEvil in YouTube. Good luck ;) XRumer20170721
Arlenewaige یکشنبه 1 مرداد 1396 | 03:16
Arlenewaige
Absolutely NEW update of SEO/SMM package "XRumer 16.0 + XEvil 3.0": captcha breaking of Google, Facebook, Bing, Hotmail, SolveMedia, Yandex, and more than 8400 another categories of captcha, with highest precision (80..100%) and highest speed (100 img per second). You can connect XEvil 3.0 to all most popular SEO/SMM software: XRumer, GSA SER, ZennoPoster, Srapebox, Senuke, and more than 100 of other software. Interested? There are a lot of impessive videos about XEvil in YouTube. See you later! XRumer20170721
AgustinMap یکشنبه 1 مرداد 1396 | 15:50
AgustinMap
best mattress to buy in 2017 <a href=http://valdesystems.com/>best rated mattress 2017</a> top rated mattress 2017 best memory foam mattress 2017 <a href=http://valdesystems.com/>top mattress 2017</a> best rated mattress for 2017 best mattresses to buy online 2017 <a href=http://topmattressreviews.org/best-mattress-to-buy-in-2017/>best mattress to buy in 2017</a> best mattresses 2017 best memory foam mattress 2017 <a href=http://bestmattressreviewsandratings.com/best-mattress-to-buy-in-2017/>macy mattress sale 2017</a> best time to buy mattress 2017 top 5 hybrid mattress 2017 <a href=http://innovasaber.com/best-mattress-to-buy-in-201

ارسال نظر
نام :
ایمیل :
سایت :
کد امنیتی :
برای افزایش امنیت لطفا کدی را که در تصویر زیر می بینید در کادر وارد کنید :
CAPTCHA Image   Reload Image
Enter Code*: